Algemene voorwaarden omtrent het verwerken van persoonsgegevens

1. Algemene bepaling

Dit document omvat alle voorwaarden omtrent het verwerken van persoonsgegevens door BBC Haacht, haar bestuurders en/of leden.
Aanvaarden van deze voorwaarden is noodzakelijk voor lidmaatschap bij BBC Haacht.
Het niet accepteren van deze voorwaarden kan een aansluiting bij de club teniet doen.

2. Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een natuurlijk persoon zoals naam, voornaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, ....
Deze opsomming is niet limitatief en zal verder in deze algemene voorwaarden gespecificeerd worden.

    3. Verwerking van persoonsgegevens

    De persoonsgegevens die we als basketbalclub verwerken kunnen onderverdeeld worden in 2 categorieën:

    3.1. Persoonsgegevens die binnen de club verwerkt worden

    3.1.1. Welke persoonsgegevens

    Het betreft de volgende persoonsgegevens die ons door de leden zelf ter beschikking worden gesteld bij hun aansluiting of mutatie. 

    1. Voornaam
    2. Naam
    3. Geslacht
    4. Geboortedatum
    5. Lidnr bij de federatie
    6. Aansluitingsdatum
    7. Categorie (speler/niet speler)
    8. Team of hoedanigheid (coach, ouder, sponsor, …)
    9. Volledige adres (straat, huisnummer, postcode en gemeente)
    10. Telefoonnummer
    11. E-mailadres
    12. Contactgegevens van ouders (voor jeugdspelers)
    13. Medisch attest dokter
    14. Foto's

     3.1.2. Op welke manier worden ze verwerkt:

    1. Persoonsgegevens nr 1 tot en met 13 worden digitaal verwerkt in een beveiligde database van de website, die gehost wordt bij een externe provider (zie paragraaf 2.1.3). Bepaalde personen hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens in functie van specifieke noden:
      • Coaches en ploegverantwoordelijken hebben toegang tot de persoonsgegevens van de spelers van hun ploeg 
      • Vertegenwoordigers van het feestcomité hebben toegang tot de contactgegevens van alle leden
      • Bestuursleden, de sportieve cel en de webmaster hebben toegang tot de gegevens van alle leden
    2. Persoonsgegevens 1, 2 en 3 worden gebruikt voor spelersevaluaties. Deze worden opgeslaan in beveiligde documenten op Google drive van de club en zijn enkel toegankelijk voor de coaches en voor leden van de sportieve cel.
    3. Persoonsgegevens 1, 2 en 3 kunnen eveneens vermeld worden in wedstrijdverslagen die gepubliceerd kunnen worden op de website en/of de sociale media kanalen (Facebook, Instagram en/of Twitter) van de club. 
    4. Persoonsgegevens nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 en 13 worden bij iedere wedstrijd op papier verwerkt via de licentieboek en gecontroleerd door de scheidsrechters. De coach, de ploegverantwoordelijke en de tafelofficial die het wedstrijdblad invult, hebben toegang tot de licentieboek van de ploeg. 
    5. Foto's:
      • Een ploegfoto met de spelers per ploeg wordt op de website gepubliceerd, samen met naam en voornaam van alle spelers van de ploeg. Ploegfoto's kunnen eveneens op de sociale media kanalen (Facebook, Instagram en/of Twitter) van de club  gepubliceerd worden.
      • Tijdens sportieve activiteiten (wedstrijden, tornooien, stages, ...) en andere activiteiten van de club kunnen foto's genomen worden die eveens gepubliceerd kunnen worden op de website en/of de sociale media kanalen (Facebook, Instagram en/of Twitter) van de club.

     3.1.3. Voor welke doeleinden

     De club verwerkt deze persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

    • Bestuursleden gebruiken ze voor:
      • gerichte communicaties vanuit de club naar de leden zoals uitnodigingen voor clubevenementen, nieuwsbrief, ... 
      • het opmaken en indienen van subsidie aanvragen (subsidies van de gemeente Haacht, Basketbal Vlaanderen, ...).
      • voor het innen van de lidgelden (versturen van betalingsuitnodigingen en herinneringen)
    • Leden van de sportieve cel gebruiken ze voor de indeling van de ploegen voor de start van het seizoen en voor specifieke communicaties met betrekking tot sportieve evenementen of activiteiten
    • Vertegenwoordigers van het feestcomité gebruiken ze voor communicaties over activiteiten
    • Coaches en PV’s gebruiken de persoonsgegevens van hun ploeg om om praktische informatie te delen en te communiceren met spelers en ouders van jeugdspelers
    • De webmaster heeft toegang tot de persoonsgegevens voor het publiceren van de spelerslijsten op de website, voor het beheer en onderhoud van database en toegangsrechten.

    3.2. Persoonsgegevens die verwerkt worden bij bepaalde externe partijen

    Persoonsgegevens worden door BBC Haacht nooit voor commerciële doeleinden gedeeld met externe partijen, maar worden voor puur operationele doeleinden wel verwerkt bij volgende externe partijen:

    3.2.1. Basketbalfederatie Basketbal Vlaanderen

    Enerzijds worden de volgende persoonsgegevens bij aansluiting of mutatie bezorgd aan de basketbal federatie via het aansluitings- of mutatieformulier dat het lid zelf invult en ondertekent:
    Voornaam, naam, geboortedatum, geboorteland, geslacht, volledig adres (straat, huisnummer, postcode, gemeente), e-mail, rijksregisternummer,  categorie (speler/niet speler) en handtekening.
    Het dubbeltje van het aansluiting- en mutatieformulier wordt teruggegeven aan het lid zelf.

    Anderzijds wordt het ingevulde wedstrijdblad na elke wedstrijd opgestuurd naar de federatie. Het wedstrijdblad bevat volgende persoonsgegevens, zowel van de thuis- als de uitploeg

    • Voornaam, naam, geboortejaar, rugnummer, aantal gescoorde punten en aantal persoonlijke fouten van elke speler.
    • Voornaam, naam en licentienummer van de coach en assistent coach
    • Voornaam, naam en geboortejaar van de tafelofficials voor scoreblad, klok en 24s shotklok
    • Voornaam, naam en geboortejaar van de delegé van de ploeg

    De tegenpartij en de coach van onze ploeg ontvangen elk een dubbeltje van het wedstrijdblad.

    3.2.2. Ethias verzekeringsmaatschappij

    Voor sportongevallen zijn we via Basketbal Vlaanderen verzekerd bij verzekeringsmaatschappij Ethias.
    Bij aangifte van een sportongeval, vult het lid zijn/haar persoonsgegevens in op het Ethias aangifteformulier. De secretaris voert de gegevens van het papieren aangifteformulier online in en dit in een beveiligde zone van de website van de verzekeringsmaatschappij. Na online ingave wordt het papieren aangiftedocument vernietigd.

    3.2.3. Externe hosting provider van onze website

    Onze website, inclusief de afgeschermde database met persoonsgegevens wordt gehost op beveiligde servers van een externe europese hosting provider.  

    3.2.4. Mailchimp

    Voor het versturen van malings naar leden maken we gebruik van het online mailing platform Mailchimp.

    3.2.5. Google / Weebly

    Voor het inschrijven van leden voor club activiteiten en voor de werklijst van club activiteiten maken we gebruik van Google Formulieren. Soms gebeurt dit ook via Weebly.com
    Daarnaast maken we ook gebruik van Google drive voor het bewaren van spelersevaluaties en andere documenten.

    3.2.6. Altsien

    De persoonsgegevens van personen die zich via BBC Haacht inschrijven als vrijwilliger voor de festivals van Werchter worden gedeeld met VZW Altsien, de co-organisator van de zomerevenementen in het Festivalpark (Werchter). 

    3.2.7. Gemeente Haacht

    Voor het bekomen van gemeentesubsidies delen we één keer per jaar onze ledenlijst met de gemeente Haacht.

    3.2.8. TribTown
    De persoonsgegevens van personen die zich via BBC Haacht inschrijven als vrijwilliger voor het festival TribTown in Keerbergen worden gedeeld met Rotary Club Keerbergen, organisator van het festival.


    Deze algemene voorwaarden geven de huidige situatie weer. De bepalingen kunnen op elk moment gewijzigd worden. De leden zullen hier ten allen tijden van op de hoogte gebracht worden.

                                                                             21/05/2018